Jasa Konsultan Penyusunan Information Systems Roadmap

KONSULTAN PENYUSUNAN ROADMAP SISTEM INFORMASI (INFORMATION SYSTEMS ROADMAP)

Information Systems Roadmap adalah rencana yang menguraikan langkah-langkah dan tindakan yang akan diambil organisasi untuk mencapai tujuan tertentu yang terkait dengan pengembangan dan implementasi sistem informasi. Peta jalan biasanya mencakup garis waktu, pencapaian, dan hasil utama. Peta jalan dirancang untuk membantu organisasi menyelaraskan strategi sistem informasi mereka dengan strategi bisnis mereka secara keseluruhan dan memastikan bahwa sistem yang mereka kembangkan dan terapkan selaras dengan tujuan organisasi.

Peta jalan atau roadmap juga harus mencakup anggaran, sumber daya, dan personel yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem informasi. Ini membantu perusahaan memantau kemajuan proyek dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya dan sesuai anggaran.

Di era komputer saat ini, yang memperkenalkan elemen baru untuk bisnis, universitas, dan banyak organisasi lainnya: seperangkat komponen yang disebut sistem informasi, yang berhubungan dengan pengumpulan serta pengorganisasian data dan informasi. Banyak bisnis menggunakan teknologi informasi untuk menyelesaikan dan mengelola operasi mereka, serta berinteraksi dengan konsumen mereka. Bahkan beberapa perusahaan saat ini sepenuhnya dibangun di atas teknologi informasi, seperti eBay, Amazon, Alibaba, dan Google. Jadi salah besar jika sebuah perusahaan menganggap bahwa sistem informasi ini hanya sebagai pendukung, karena sistem informasi adalah bagian strategis di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Definisi Information Systems Roadmap

Sistem informasi adalah kombinasi perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan telekomunikasi yang mampu meningkatkan performa organisasi atau perusahaan. Sistem informasi bermanfaat mempercepat laju organisasi atau perusahaan. Suatu sistem informasi pada dasarnya terdiri dari lima komponen yaitu hardware, software, database, network, dan people. Kelima komponen ini berintegrasi untuk melakukan input, proses, output, umpan balik dan kontrol.

Sistem informasi ini dapat digunakan untuk mendukung berbagai fungsi organisasi, seperti pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan manajemen operasi. Sistem informasi juga dapat digunakan untuk mendukung interaksi dengan pelanggan, pemasok, dan mitra. Sistem ini dapat memiliki berbagai bentuk, seperti sistem komputer, jaringan, dan aplikasi berbasis internet.

Manfaat Information Systems Roadmap

Manfaat dari sistem informasi ini sangat banyak, misalnya sebuah perusahaan membutuhkan waktu 40-50 hari untuk satu output, namun ketika menggunakan sistem informasi, proses produksi perusahaan tersebut dipersingkat menjadi 20-25 hari, jadi manfaat yang dirasakan perusahaan sangat signifikan. Disinilah manfaat dari sistem informasi, yaitu waktu dan biayanya lebih efisien, produktivitas dan profit perusahaan lebih meningkat, peran sumber daya manusia dapat optimal. Sistem informasi dapat membawa banyak manfaat bagi suatu organisasi, antara lain:

1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas: Sistem informasi dapat mengotomatiskan tugas berulang dan merampingkan proses, yang dapat membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas.
2. Pengambilan keputusan yang lebih baik: Sistem informasi dapat memberi manajer data dan analitik waktu nyata, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih tepat.
3. Peningkatan daya saing: Sistem informasi dapat membantu organisasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dengan memberi mereka akses ke pasar dan pelanggan baru.
4. Peningkatan komunikasi dan kolaborasi: Sistem informasi dapat memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara karyawan, mitra, dan pelanggan.
5. Peningkatan layanan pelanggan: Sistem informasi dapat membantu organisasi untuk lebih memahami dan menanggapi kebutuhan dan preferensi pelanggan.
6. Peningkatan ketangkasan dan fleksibilitas: Sistem informasi dapat membantu organisasi menjadi lebih responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis dan dengan cepat beradaptasi dengan peluang dan tantangan baru.
7. Manajemen dan penyimpanan data yang lebih baik: Sistem informasi menyediakan cara untuk menyimpan dan mengelola data dalam jumlah besar, yang dapat dianalisis dan digunakan untuk pengambilan keputusan strategis.
8. Peningkatan keamanan dan kepatuhan: Sistem informasi dapat membantu organisasi melindungi data sensitif mereka dan memenuhi persyaratan peraturan.

Secara keseluruhan, keberhasilan penerapan Sistem Informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan bagi organisasi dan mendukung tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan.

Komponen dalam Information Systems Roadmap

Komponen dalam information system disesuaikan dengan permasalahan utama yang dihadapi perusahaan. Misalnya, ada sebuah perusahaan sudah memiliki sistem informasi atau aplikasi yang bagus, namun ternyata penggunaan sistem informasi atau aplikasi tersebut oleh SDM perusahaan tidak optimal. Maka yang harus diselesaikan adalah, perusahaan ini harus meningkatkan adoption rate. Sehingga komponen yang harus ada antara lain, pertama easy of use (kemudahan penggunaan), karena semakin mudah suatu aplikasi atau sistem maka semakin tinggi tingkat adopsinya bagi para pengguna. Kedua, perceived usefulness (kemanfaatan) atau perasaan bahwa aplikasi atau sistem ini memang berguna. Jadi, untuk meningkatkan tingkat adoption rate-nya maka dua komponen inilah yang paling dominan yaitu bagaimana perusahaan bisa meningkatkan nilai kemanfaatan (perceived usefulness) dan kemudahan (easy of use) dalam menggunakan sistem informasi tersebut.

Tahapan untuk Menyusun Information Systems Roadmap

1. Memberikan dokumen business requirement yang nantinya harus diisi oleh semua stakeholder dan semua divisi di perusahaan yang membutuhkan pengembangan sistem informasi itu. 
2. Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi masing-masing divisi, maka perlu membandingkan as is (kondisi sekarang) dan to be (kondisi yang diharapkan). Ketika ada gap, maka disinilah peran dari roadmap sistem informasi ini. Tujuan dari roadmap ini adalah meningkatkan utilitas dari sistem informasi saat ini supaya dapat dikembangkan sesuai dengan yang diharapkan.

Dampak Positif dari Information Systems Roadmap bagi Stakeholder 

Secara garis besar terdapat dua manfaat bagi stakeholder, pertama yaitu dengan adanya perencanaan sistem informasi yang matang, biaya yang dikeluarkan dapat lebih bermanfaat karena tingkat kegunaan aset lebih tinggi. Kedua, kinerja perusahaan lebih efektif dan efisien, sehingga produktivitas bisnis meningkat. Beberapa dampak positif yang dapat diterima oleh stakeholder dari sistem informasi adalah:

1. Efisiensi: sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan menyediakan akses cepat dan mudah ke informasi yang diperlukan. Hal ini dapat mengurangi waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk mencari dan mengumpulkan informasi.
2. Efektivitas: sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektivitas operasional dengan memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas.
3. Pengambilan keputusan: sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik dengan menyediakan informasi yang berkualitas tinggi dan akurat. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan bisnis.
4. Fleksibilitas: Sistem informasi dapat memberikan fleksibilitas dan skalabilitas yang diperlukan dalam menjalankan operasional perusahaan.
5. Analisis: Sistem informasi dapat membantu dalam analisis data yang cepat dan akurat, sehingga memudahkan pengambilan keputusan yang tepat.
6. Konektivitas: Sistem informasi dapat membantu dalam peningkatan konektivitas antar departemen, serta dengan mitra bisnis dan pemasok.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Penyusunan Information Systems Roadmap

Terkait analisis ini beragam, karena sifatnya fungsional jadi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalkan, masalah utamanya, misalkan terkait adoption rate, maka bisa memakai teori TAM (Technology Acceptance Model), kemudian dalam pengumpulan business requirement document seperti tahapan awal tadi, bisa menggunakan borang, kemudian menganalisis antara as is dan to be menggunakan gap analysis, jika kita ingin mengetahui masalahnya apa maka menggunakan fishbone analysis, kemudian baru kita memformulasi langkah-langkah pengembangan IT  itu sesuai dengan kebutuhan. Berikut adalah beberapa alat analisis yang digunakan dalam penyusunan sistem informasi meliputi:

1. Analisis SWOT: alat ini digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi.
2. Analisis Proses Bisnis: alat ini digunakan untuk mengevaluasi dan menyederhanakan proses bisnis organisasi.
3. Analisis Kebutuhan Sistem: alat ini digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem yang spesifik dan menentukan spesifikasi sistem yang diinginkan.
4. Analisis Kebutuhan Data: alat ini digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan data yang dibutuhkan sistem dan menentukan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan, disimpan, dan digunakan.
5. Analisis Kebutuhan Pengguna: alat ini digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna sistem dan menentukan bagaimana sistem harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
6. Analisis Dokumen: alat ini digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis dokumen yang relevan, seperti laporan keuangan, dokumen operasional, dll
7. Analisis Faktor Kritis Sukses: alat ini digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang dapat mempengaruhi kesuksesan sistem yang akan dikembangkan
8. Analisis Kebutuhan Teknologi: alat ini digunakan untuk menentukan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung sistem yang akan dikembangkan
9. Analisis Risiko: alat ini digunakan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko yang mungkin terjadi pada sistem yang akan dikembangkan
10. Analisis Biaya dan Manfaat: alat ini digunakan untuk mengevaluasi biaya dan manfaat dari sistem yang akan dikembangkan.

Lama Waktu Pengerjaan Information Systems Roadmap

Lama waktu pengerjaan roadmap sistem informasi bervariasi tergantung pada kompleksitas proyek dan jumlah stakeholder yang terlibat. Lama waktu untuk pengerjaan information system roadmap ini kurang lebih sekitar 2 bulan. Namun, beberapa faktor yang dapat mempengaruhi lama waktu pengerjaan adalah:

1. Ukuran proyek: Proyek yang lebih besar dan lebih kompleks akan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan proyek yang lebih kecil.
2. Jumlah stakeholder: Semakin banyak stakeholder yang terlibat dalam proyek, semakin lama waktu yang diperlukan untuk mengkoordinasikan dan mengkomunikasikan dengan mereka.
3. Tingkat kesulitan: Proyek yang lebih sulit akan memerlukan waktu lebih lama untuk diselesaikan dibandingkan proyek yang lebih sederhana.
4. Teknologi: Pemilihan teknologi yang tepat akan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan pemilihan teknologi yang kurang sesuai.
5. Dokumentasi: Dokumentasi yang baik akan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan dengan dokumentasi yang kurang baik.

Meskipun begitu, dapat diperkirakan bahwa pengerjaan roadmap sistem informasi bisa memakan waktu antara beberapa bulan hingga setahun atau lebih. Namun, ini hanya perkiraan umum dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dapat berbeda-beda.